FindCommonTimeLöydä aika ennen lopullisen kokouskutsun lähettämistä
Kokouskysely erottaa sopivan ajan etsimisen varsinaisesta kokouskutsusta. Se on hyödyllinen etenkin silloin, kun osallistujat eivät käytä samaa kalenterijärjestelmää tai haluat tarkistaa useita vaihtoehtoja ennen päätöstä.
FindCommonTimessa määrität jokaiselle vaihtoehdolle päivän sekä alkamis- ja päättymisajan. Kutsutut merkitsevät IN tai OUT, ja vastaukset tallentuvat automaattisesti. Kun vastauksia on tarpeeksi, voit vahvistaa lopullisen ajan ja sulkea kyselyn.
Näin se toimii
Kuvaa kokous
Kerro tarkoitus selkeässä otsikossa ja tarjoa keskustelun kestoon sopivat aikavälit.
Pyydä saatavuus
Lähetä kyselylinkki osallistujille. Määräaika kertoo, milloin ajankohta päätetään.
Vahvista järjestely
Valitse aika kyselyssä ja lähetä sen jälkeen paikka tai etäkokouslinkki tavallista kanavaanne pitkin.
Käytännössä
Esimerkki: projektikatsaus ulkoisten kumppanien kanssa
Tiimisi ja kaksi kumppania tarvitsevat 45 minuutin katsauksen. Tarjoa kolme aikaa kahdelle eri päivälle. Jokainen voi vastata antamatta pääsyä kalenteriinsa, ja päätös syntyy näkyvien vastausten perusteella.
Ilmoita kokouksen koko kesto
Henkilö voi olla vapaa klo 10 mutta ei klo 11 asti. Lisää aina päättymisaika, jotta osallistuja arvioi koko aikavälin. Huomioi myös tarvittava valmistautumis- tai siirtymäaika.
Usein kysyttyä
Lukeeko kokouskysely osallistujien kalentereita?
Ei. Osallistujat merkitsevät itse, sopivatko tarjoamasi ajat heille.
Mitä teen ajan valinnan jälkeen?
Merkitse lopullinen aika ja sulje kysely. Jaa paikka, agenda ja etäkokouslinkki osallistujille erikseen.
Anna ryhmälle ajat, joista valita
Lisää vaihtoehdot, jaa linkki ja löydä sopiva yhteinen aika.
Luo ilmainen kysely